Vor dem Einsatz eines Werkzeuges soll ein Ablauf festzulegen, in dem das Werkzeug eingebettet ist und die Ergebnisse definiert die damit erreicht erstellt werden sollen bzw. analysiert werden in welchen bestehnenden Ablauf sich dieses einfügt. Aufgrund dieser systematisch vorgenommen und dokumentierten Überlegungen soll dann der Einsatz des Werkzeugs festgelegt werden.

===Begründung==== Wenn einen Zusamenarbeit der AGs dadurch erfolgen soll, muß festgelegt werden, welche Dokumente AGs austauschen werden bzw. was wo erstellt und was wo abgelegt wird.

Für die Ablage der Dokumente von Mitgliedern und Organen müssen verschiedene Verfahren gelten, da Organ eine Vertretungsfunktion haben und die Nachfolge auf diese Dokumente zugreifen muss und diese teilweise intransparent (aus Datenschutzgründen) gelagert werden müssen, während für Mitglieder die Dokumente in einer öffentlichen Raum zugänglich sein können.

Ein weiteres Tool zu Pads, Wiki und anderen bestehenden Werkzeugen einzuführen, führt zu noch mehr Unklarheit, was wo zu finden ist. Es müsste daher die Ablöse der gegenwärtigen Tools oder die Beschränkung des neuen Werkzeuges auf eine bestimmte Aufgabe festgelegt werden. Bei einer Ablöse ist die Übertragung der gegenwärtigen Inhalte in das neue Tool meist keine unterschätzende Aufgabe (Migration) Auch die Einschulung der Personen bedarf einer konkreten geplanten Vorgangsweise.

Siehe auch: i4316: Ziele beschreiben, Prozesse defnieren, Abhängigkeiten festlegen , danach Werkzeuge einsetzen